FRAGEN UND ANTWORTEN

Das Coupa Supplier Portal (CSP)

Wo erhalte ich Hilfe und Unterstützung zu allen Fragen rund um Coupa?

Bei jeglichen Fragen zum Thema Bestellungen und Coupa, wenden Sie sich bitte an unseren operativen Einkauf. Sie erreichen uns wie folgt:

Wie viel kostet es, dem Lieferanten Portal CSP beizutreten?

Weder Coupa noch Sixt stellen Ihnen Kosten für die Nutzung des CSP in Rechnung

Wo kann ich mich für das CSP registrieren?

Bitte kontaktieren Sie unseren operativen Einkauf. Gern senden wir Ihnen einen Link für die Registrierung im CSP zu.

Wo kann ich mich im CSP einloggen?

Nach Ihrer Registrierung können Sie sich unter http://supplier.coupahost.com einloggen.

Wie kann ich meinen Account im CSP löschen?

Wenn Sie nicht länger mit Sixt über das CSP arbeiten möchten, geben Sie uns Bescheid und wir deaktivieren Sie im System.

Warum erhalte ich die E-Mails zum Zurücksetzen meines Passwortes nicht?

Bitte kontrollieren Sie den Spam- / Werbe-Ordner in Ihrem Postfach.

Warum erhalte ich die Fehlermeldung „nicht autorisiertes oder abgelaufenes Konto“?

Es ist möglich, dass wir Ihr Konto versehentlich in unserem System deaktiviert haben. Kontaktieren Sie uns und wir versuchen den Fehler zu beheben. Sollten wir dazu nicht in der Lage sein, setzen wir uns mit Coupa in Verbindung, um eine Lösung zu finden.

Was kann ich machen, wenn ich die Fehlermeldung „Es tut uns leid, aber etwas ist schief gegangen“ erhalte?

Bitte informieren Sie uns über den aufgetretenen Fehler. Mit hoher Wahrscheinlichkeit liegt ein Konfigurations- oder Update-Problem unsererseits vor. Wir setzen uns mit Coupa in Verbindung, um den Fehler zu beheben.

Wie kann ich mich wieder einloggen, wenn ich den Code meiner Zwei-Faktor-Authentifizierung vergessen habe?

Nutzen Sie den Google Authenticator oder Ihre Backup-Codes. Sollten Ihnen diese Codes nicht vorliegen, kontaktieren Sie uns.

Arbeiten mit dem CSP

Wie aktiviere ich die Zwei-Faktor-Authentifizierung?

Nachdem Sie sich im CSP eingeloggt haben, öffnen Sie die Kontoeinstellungen unter Ihrem Loginnamen, oben rechts auf der Seite. Hier können Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren.

Wie deaktiviere ich die Zwei-Faktor-Authentifizierung?

Sie können die Zwei-Faktor-Authentifizierung in den Kontoeinstellungen unter Ihrem Loginnamen, oben rechts auf der Seite, deaktivieren.

Wie erkenne ich, ob ich mit Sixt verbunden bin?

Wenn Sie sich im CSP registriert haben, scrollen Sie nach unten. Rechts unten auf der Startseite können Sie sehen, mit welchen Kunden Sie sich zuletzt verbunden haben.

Was mache ich, wenn ich mit einem Kunden über Coupa verbunden bin und ein weiterer Kunde mit mir über das CSP arbeiten möchte?

Wenn der Kunde die Coupa Version 18 (und aufwärts) nutzt, kann er Sie im Coupa Supplier Portal-Verzeichnis finden und sich mit Ihnen verbinden.

Wenn Sie Ihrem neuen Coupa-Kunden dieselbe E-Mailadresse zur Verfügung stellen, mit der Sie bereits im CSP arbeiten, kann dieser Ihnen eine Einladung zum Coupa Portal senden. Sobald Sie die neue Verbindungsanforderung bestätigen, sind Sie mit Ihrem neuen und Ihrem bisherigen Kunden verbunden.

Warum kann ich meinen neuen Lieferanten in meiner Kundenliste im CSP nicht finden?

Wenn Sie einen neuen Kunden nicht in Ihrer Kundenübersicht finden können, hat dieser für die Einladung zum CSP wahrscheinlich eine andere E-Mailadresse verwendet, als die, mit der Sie im CSP arbeiten. Bitten Sie Ihren Kunden, erneut eine Einladung an die E-Mailadresse zu senden, mit der Sie sich im CSP registriert haben.

Wie kann ich einen weiteren Nutzer für das CSP freischalten?

Klicken Sie im Menü auf die Schaltfläche Admin. Im Reiter Benutzer klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzer einladen. Wenn sich das Fenster öffnet, geben Sie die benötigten Informationen ein und versenden Sie die Einladung.

Warum habe ich keinen Zugang zu meinen Bestellungen / Rechnungen?

Klicken Sie im Menü auf die Schaltfläche Admin und überprüfen Sie, ob Sie Zugriff auf die richtigen Rollen und Kunden haben. Sollten die richtigen Rollen oder Kunden nicht hinterlegt sein, wenden Sie sich an den Administrator Ihres CSP Accounts und bitten Sie ihn um die Freigabe der entsprechenden Rollen / Kunden.

Rechnungen

Wie erstelle ich eine Rechnung?

Klicken Sie im Menü auf den Reiter Bestellungen. Wenn Sie mit mehr als einem Coupa Kunden verbunden sind, wählen Sie den entsprechenden Kunden in der Auswahlliste aus, für den Sie eine Rechnung erstellen möchten. In der erscheinenden Bestellübersicht wählen Sie die Bestellung aus, zu der Sie eine Rechnung erstellen wollen. Klicken Sie anschließend auf das Symbol mit den gelben Münzen, um eine Rechnung zu erstellen.

Kann ich eine Rechnung ohne Bestellbezug erstellen?

Sixt verfolgt mit der Einführung von Coupa das Ziel, ein effizientes und transparentes Beschaffungsmanagement im Unternehmen zu etablieren. Der Leitsatz für die Neugestaltung unserer Prozesse lautet: No PO – No Pay. Aus diesem Grund behalten wir uns vor, ausschließlich Rechnungen zu begleichen, die einen Bestellbezug aufweisen. Da zukünftig alle Bestellungen über Coupa abgebildet werden, ist jede Rechnung immer an eine Bestellung genknüpft, die über das System generiert wurde. Bitte kontaktieren Sie unseren operativen Einkauf, wenn Sie dennoch eine Rechnung ohne Bestellbezug an uns senden möchten.

Wie kann ich eine Rechnung an Sixt übermitteln?

Für die Übermittlung Ihrer Rechnung stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Rechnungen per Mail versenden (SAN)
  • Rechnungen über das CSP versenden
  • Rechnungen via cXML versenden

Weitere Informationen zur Rechnungsübermittlung finden Sie auf unserer Website oder im Coupa Manual in unserem Downloadbereich. Gern können Sie uns auch kontaktieren, um eine geeignete Art der Anbindung für Sie zu bestimmen.

Warum kann ich keine cXML Rechnungen senden?

Überprüfen Sie, ob Sie die unterstützten Protokolle TLS 1.1 oder TLS 1.2 verwenden. Wenn Sie trotz der Verwendung dieser Protokolle Probleme bei der Rechnungsübermittlung via cXML haben, wenden Sie sich bitte an supplier@coupa.com

Woher weiß ich, ob meine Rechnung im System erfasst wurde?

Klicken Sie auf den Reiter Rechnungen im Menü. Wählen Sie den gewünschten Kunden aus und suchen Sie nach Rechnungen, die noch als Entwurf im System aufgeführt sind. Diese Rechnungen müssen noch bearbeitet und anschließend an den Kunden gesendet werden. Finden Sie die gewünschte Rechnung nicht in der Auflistung, wurde die Rechnung im System noch nicht erfasst.

Muss ich buchhalterische Informationen auf der cXML Rechnung mit angeben?

Rechnungen zu einer Bestellung benötigen keine weiteren buchhalterischen Informationen, da diese Informationen Teil der Bestellanforderung sind und an die PO weitergegeben werden. Wenn eine Rechnung auf eine Bestellung (PO) verweist übernimmt Coupa die buchhalterischen Informationen der PO und fügt sie der Rechnung hinzu.

Wie kann ich eine bereits abgerechnete Rechnung gutschreiben oder stornieren?

Um eine Gutschrift zu erstellen, können Sie eine negative Menge oder einen negativen Betrag eingeben. Mehr dazu finden Sie unter Wie erstelle ich eine Gutschrift?. Sobald eine Rechnung eingereicht wurde, kann sie nicht mehr geändert werden. Lesen Sie hierfür auch: Wieso kann ich eine Rechnung nicht bearbeiten, stornieren oder löschen?

Wie kann ich einen Teilanspruch auf eine Rechnung geltend machen?

Sie können zu einer einzelnen Bestellung (PO) mehrere Rechnungen ausstellen. Klicken Sie einfach auf das Goldmünzsymbol und geben Sie den gewünschten Teilbetrag ein, der zur Bestellung abgerechnet werden soll. Für die Rechnungsstellung über den Restbetrag wiederholen Sie den Vorgang.

Wieso kann ich eine Rechnung nicht bearbeiten, stornieren oder löschen?

Sobald eine Rechnung an den Lieferanten abgesendet wurde, kann diese nicht mehr verändert werden. Das sichert die Integrität im Rechnungsverarbeitungsprozess. Sie haben folgende Optionen:

1. Bitten Sie Sixt darum, die eingegangene Rechnung zu stornieren oder zu löschen. Dann können Sie eine neue Rechnung erstellen

2. Erstellen Sie eine Gutschrift, die Sixt den ursprünglichen Wert gutschreibt und erstellen Sie dann eine neue Rechnung.

Was bedeutet der Status „Tolerance Hold“ auf einer Rechnung?

Es bedeutet, dass der in Rechnung gestellte Betrag, nicht mit dem Betrag der Bestellung übereinstimmt und dabei die Abweichungstoleranz von Sixt überschritten wurde. Die gestellte Rechnung muss nun manuell genehmigt werden.

Sollte eine Rechnung diesen Status über einen längeren Zeitraum aufweisen, geben Sie uns gern Bescheid.

Was mache ich, wenn eine Rechnung abgewiesen wurde?

Erstellen Sie eine neue Rechnung, um die abgewiesene Rechnung zu ersetzen.

Was muss ich tun, nachdem eine Rechnung genehmigt wurde?

An dieser Stelle besteht für Sie kein Handlungsbedarf. Sixt verarbeitet Ihre Rechnung und begleicht den ausstehenden Betrag basierend auf Ihren Zahlungsbedingungen.

Was mache ich, wenn eine Rechnung nicht bezahlt wurde?

Bitte kontaktieren Sie uns direkt, wenn Sie Fragen zu Ihren Zahlungen haben. Achten Sie bitte weiterhin immer darauf, Ihre Stammdaten zu aktualisieren, damit unserer Kreditorenbuchhaltung stets alle, zur Zahlung notwendigen Daten vorliegen.

Wie erstelle ich eine Gutschrift?

Klicken Sie im Menü auf den Reiter Bestellungen. Wählen Sie die Bestellung aus, für die Sie eine Gutschrift anlegen möchten und klicken Sie auf die roten Münzen. Sie erstellen eine Gutschrift entweder über eine negative Menge oder über einen negativen Betrag. Sie können entweder die gesamte Rechnung durch eine Gutschrift ausgleichen oder nur einen Teil der Rechnung.

Was mache ich, wenn ich die Fehlermeldung „Bitte beheben Sie den folgenden Fehler“ erhalte?

Bitte kontaktieren Sie unseren operativen Einkauf, damit wir kontrollieren können, ob es in unserer Coupa-Instanz ein Auftragsfeld gibt, dass auf Ihrer Seite nicht angezeigt werden kann oder ob Ihr Konto aktiv ist. Wenn wir das Problem nicht beheben können, kontaktieren wir Coupa, um Unterstützung bei der Fehlersuche zu erhalten.

Bestellungen

Kann ich in der Bestellübersicht einen Filter setzen, um nur Bestellungen zu sehen, die noch nicht abgerechnet wurden?

Im Moment ist es nicht möglich, Bestellungen nach ihrem Rechnungsstatus zu filtern.

Wie kann ich die Bestellungen meines Kunden sehen?

Öffnen Sie den Reiter Bestellungen im Menü. Wenn Sie mit mehr als einem Kunden über Coupa verbunden sind, wählen Sie in der Auswahlliste den entsprechenden Kunden aus. Anschließend werden alle Bestellungen des Kunden in einer Übersicht angezeigt.

Wie kann ich den Preis auf einer Bestellung ändern?

Sie können den Preis auf einer Bestellung nicht über das CSP ändern. Wenn Sie eine Auftragsänderung für eine Bestellung wünschen, kontaktieren Sie uns bitte.

Wie stelle ich einen Rahmenvertrag in Rechnung?

Sie können mehrere Rechnungen zu einer einzelnen Bestellung ausstellen. Öffnen Sie den Reiter Bestellungen im System und klicken Sie auf das Münzensymbol zur Erstellung einer Rechnung. Geben Sie anschließend den Betrag ein, den Sie, für die zum Rahmenvertrag gehörende Bestellung in Rechnung stellen möchten. Wenn Sie ein weiteres Mal eine Rechnung zu diesem Rahmenvertrag ausstellen möchten, wiederholen Sie den Vorgang.

Wie oft versucht Coupa eine Bestellung erneut zu senden, die nicht versendet werden konnte?

Wenn eine Bestellübertragung zu einem Verbindungs-Timeout führt, weil der Lieferant nicht erreicht werden konnte, wird Coupa versuchen, die Bestellung bis zu viermal im Abstand von fünf Minuten erneut zu senden.

Welchen Zweck hat eine Auftragsbestätigung des Lieferanten?

Auf diese Weise können Sie Sixt darüber informieren, dass Sie die Bestellung erhalten haben und erfüllen können.

Wie kann ich historische Daten zu abgeschlossenen Bestellungen einsehen?

Sixt kann Ihnen Informationen zu abgeschlossenen Bestellungen zur Verfügung stellen. Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie diese Daten benötigen.